El trabajo rutinario cotidiano permite muy poco tiempo para pensar. Por ello reunir un grupo de personas con el objetivo de generar ideas para la creación y lanzamiento de nuevos productos y servicios, para el desarrollo de estrategias efectivas para enfrentar retos inesperados o para la identificación de tácticas y mensajes claves para responder a las crisis es importante.
Especial de Laszlo Beke
A ese tipo de reuniones se les denominan “tormenta de ideas” (brainstorming) y representan una oportunidad para aprovechar ideas dispares y divergentes. Se necesitan ciertas condiciones para que sean exitosas y ahora además es importante considerar las opciones presencial-remoto.
De acuerdo a líderes empresariales, consultores e investigaciones recientes, parte del secreto del éxito de las sesiones de tormentas de ideas está asociado al lugar donde se realizan. Los equipos que se ven cara-a-cara generan mejores ideas que aquellos que se encuentran en forma virtual. Las reuniones presenciales proveen un terreno nivelado, donde las personas tienen más oportunidades para contribuir. Esas ventajas de las reuniones presenciales pueden llevar a una mayor creatividad y mejores ideas, considerando aspectos como la espontaneidad, los sentidos allí presentes, la creación de una comunidad y la generación de emociones.
Las exigencias contrapuestas de las “tormentas de ideas”
Tensión entre creatividad y viabilidad – Una tormenta de ideas debe ser un evento liberador, una oportunidad para hacer las preguntas “fuera de la caja”. Asimismo, también lo es para producir sugerencias que se puedan convertir en realidad, lo cual exige una forma de pensar más pragmática. Investigaciones realizadas han determinado que diferentes tipos de ideas emergen en distintas etapas de las tormentas de ideas. Las proposiciones más factibles se generan al comienzo de las sesiones, se presume que ello ocurre por cuanto son las más obvias, y las más originales vienen posteriormente. Sin embargo, ambos tipos de proposiciones corren el riesgo de recibir la reacción de duda o rechazo por parte de los participantes. Para algunos una solución de mejoras progresivas puede ser poco excitante, mientras que para otros una idea “loca” nunca debe ser considerada.
Tensión entre gerentes y empleados – Por su naturaleza las tormentas de ideas son privilegiadas. Alguien debe organizar la reunión y esa persona generalmente es el gerente del equipo. Si los tomadores de decisión no están en la sala, entonces crecerá la sospecha que se está perdiendo tiempo. Si por otro lado, las jerarquías se imponen, las buenas ideas pueden desmoronarse con un fruncimiento del ceño del líder y las malas ideas pueden sobrevivir con una leve inclinación de la cabeza del mismo.
La presencia de participantes externos – La tentación natural es traer a la reunión a los veteranos de la organización, ya que son los que resuelven y son los que conocen la estrategia de la empresa. Sin embargo, las investigaciones indican que es preferible incluir personas externas a la organización, por cuanto traen una perspectiva fresca y podrían aportar las ideas más novedosas. También es interesante considerar como participantes a gerentes medios o empleados que atiendan clientes directamente.
El balance entre diferentes personalidades y formas de pensar – Estudios recientes indican que la tormenta de ideas a través de Zoom tiene un costo con respecto a la creatividad, por cuanto se limita el rango cognitivo de los participantes, posiblemente por la reducción del foco visual en la pantalla frente a ellos. Aun cuando las tormentas de ideas presenciales son mejores, tampoco funcionan igual de bien para todos. Algunas personalidades se sienten inmediatamente confortables diciendo lo que piensan; hay otros que deben ser persuadidos para compartir sus opiniones.
Todas estas consideraciones y problemas son conocidos y existen múltiples enfoques buscando resolverlos y se pueden mencionar dos de estos que se viene aplicando: (1) “Figure-storming”, es una forma de combatir el pensamiento grupal colocando a la persona en los zapatos de otro para practicar. Si la persona idolatra a un famoso se trata de pensar como esa persona actuaría o pensaría en la situación planteada en la tormenta de ideas y (2) “Step-laddering”, una herramienta simple que administra el proceso de entrada de los miembros en el grupo de toma de decisiones. Finalmente, una de los hechos que afectan es que muchas dificultades parecen provenir de malas experiencia previas en tormentas de ideas.
Reglas que pueden ayudar
– Definir de antemano los parámetros de la sesión de tormenta de ideas.
– Tratar de hacer funcionar mejor algo específico.
– Involucrar a desconocidos y a conocidos.
– Comenzar solicitando que se escriban las ideas en silencio, para evitar que predominen los extrovertidos y los jefes.
– Definir claramente los próximos pasos al término de la sesión.
El atractivo de llevar a cabo un “sprint de diseño”, de una sesión de una semana de duración, como una forma de despejar el camino para un equipo que desarrolla prototipos de productos, es el hecho que el hilo que conecta los resultado se tensa. Todo ello hace las tormentas de ideas más provocadora de ideas y algo menos emocionalmente depresivo.
Se hace referencia Making brainstorming better y The Secret For Conducting Successful Brainstorming Sessions. También aparece en mi Portal https://bit.ly/3t1hRLe.